Pieczątki są kreowane na ogół po to, by emitować ważne wiadomości połączone z prowadzoną aktywnością firmową. Najogromniejszą grupę zamawianych towarów stanowią pieczątki nagłówkowe wykorzystywane w procesie oznaczania nadawcy danej korespondencji, lub przygotowywania listów oraz rozliczeń. Pieczątki nagłówkowe muszą zawierać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby posługującej się odciskiem pieczątki i nazwę firmy i dane adresowe – pieczątki warszawa. Wielokrotnie umieszcza się adres siedziby firmy, adres do korespondencji lub adres witryny internetowej oraz poczty elektronicznej i telefony kontaktowe. Pieczątki firmowe wykorzystywane wcześniej do oficjalnej korespondencji urzędowej zawierają zazwyczaj nazwę oraz adres siedziby firmy, nieraz także NIP i REGON. Tutaj wyrób pieczątek są używane tylko przez osoby posiadające upoważnienia do reprezentowania firmy w określonych postępowaniach przed urzędami czy innymi przedsiębiorstwami współpracującymi. Zamieszczane na pieczątkach firmowych dane zawierają, najczęściej, wszystkie informacje o lokalizacji i możliwościach kontaktowych z daną firmą. Można jednakże uzupełniać je wszelakimi innymi informacjami, zgodnie z naszymi pomysłami.